Zum Hauptinhalt springen Zur Suche springen Zur Hauptnavigation springen
Hilfe & Kontakt
Zur Startseite gehen

Saueracker Dokumentenmanagement

DocuWare - Effizientes Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement und Workflow-Automation. Profitieren Sie von der Digitalisierung mit DocuWare.

Mit DocuWare kann Ihr Unternehmen:

  • Effizienz steigern
  • Kosten reduzieren
  • Cashflow erhöhen
  • Prozesse beschleunigen
  • Kundenzufriedenheit optimieren

DocuWare mit DOCUMENT SOLUTIONS

Optimieren Sie Ihre Workflows und Geschäftsprozesse

Mit DocuWare ermöglichen Sie effizientes Dokumentenmanagement, das Dokumente erfasst, verwaltet und automatisiert bearbeitet. Die nahtlose Integration in bestehende Prozesse steigert die Produktivität, reduziert Fehler und fördert ein papierloses Büro. DocuWare ist die smarte Lösung für Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe optimieren und in die digitale Zukunft investieren möchten.


DocuWare Tour Eingangsrechnungen: Entdecken Sie in nur 3 Schritten, wie wir mit DocuWare Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung optimieren können.
DocuWare Produkt-Tour starten


Saueracker ist DocuWare Partner und für die Einführung einer erfolgreichen Digitalisierungslösung in Ihrem Unternehmen spezialisiert.
Unser erfahrenes Team unterstützt Sie bei der Implementierung und Anpassung von DocuWare, um Ihre Arbeitsprozesse effizienter und sicherer zu gestalten.

DocuWare Logo

Saueracker ist DocuWare Partner und für die Einführung einer erfolgreichen Digitalisierungslösung in Ihrem Unternehmen spezialisiert. Unser erfahrenes Team unterstützt Sie bei der Implementierung und Anpassung von DocuWare, um Ihre Arbeitsprozesse effizienter und sicherer zu gestalten.

Mehr als
0
DocuWare Kunden- Installationen
Mit
0
Cloud Arbeitsplätze weltweit
Mit
0
Zertifizierungen wie DSGVO od. HIPAA
Mit
0
App-Erweiterungen über make.com
Saueracker Document Solutions - DocuWare

DocuWare Dokumentenmanagement -
umfassende Funktionen

DocuWare stellt zentrale Funktionen bereit, um Dokumente sicher zu erfassen, zu speichern und effizient in den Arbeitsalltag einzubinden. Mit intelligenten Zugriffsregeln, automatischer Indexierung und nahtloser Prozessintegration unterstützt DocuWare eine strukturierte und produktive Dokumentenverwaltung.

Unternehmen können durch DocuWare erheblich profitieren, indem Dokumente zentral speichert und strukturiert verwaltet werden. So können Rechnungen und Verträge beispielsweise automatisch erfasst und indexiert werden, was die Suche und den Zugriff erheblich beschleunigt. Mit sicheren Freigabeprozessen und kollaborativen Bearbeitungsmöglichkeiten sparen Teams Zeit und vermeiden Fehler. DocuWare sorgt damit für eine effiziente und transparente Arbeitsweise, die die Produktivität steigert und den Weg zum papierlosen Büro erleichtert.

Erfassung  & Speichern von Dokumenten

Dokumente werden aus diversen Quellen erfasst und zentral in einem Archiv gespeichert.

Erfassung & Speichern von Dokumenten
  • Erfassung von Dokumenten aus Dateiablagen, Drag&Drop, Scannern und E-Mails
  • Revisionssichere Speicherung aller Dokumente in einem zentralen Archiv
  • Reduzierung des manuellen Aufwands durch Automatisierung

Sicherheit & Zugriffskontrolle

Schutz von Dokumenten durch Berechtigungen und Zugriffsrechte

Sicherheit und Zugriffskontrolle
  • Benutzerdefinierte Zugriffsbeschränkungen auf Dokumente
  • Verschlüsselte Speicherung sensibler Daten
  • Mehrstufige Authentifizierung für sicheren Zugriff

Dokumentenzugriff & Verwaltung

Dokumente werden mit intelligenten Zugriffsregeln organisiert. 

Dokumentenzugriff & Verwaltung
  • Automatische Dokumenten-Klassifizierung mit KI
  • Zugriff auf Dokumente per Schlagwortsuche oder Volltextsuche
  • Kategorisierung von Dokumenten für einfache Zuordnung
  • Verwaltung von Versionen für nachvollziehbare Änderungen

Integration in bestehende Systeme

DocuWare ist nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse integrierbar.

Integration in bestehende Systeme
  • API-Anbindung für nahtlose Integration
  • Verknüpfung mit ERP- und CRM-Systemen
  • Datenaustausch mit Microsoft 365 und anderen Office-Anwendungen

Workflow-Automatisierung

Arbeitsprozesse werden automatisiert, um die Effizienz zu steigern.

Workflow-Automatisierung
  • Automatisches Weiterleiten von Dokumenten an  zuständige Stellen
  • Genehmigungsprozesse ohne Papierablage und -aufbewahrung
  • Eindeutige Aufgabenverteilung durch digitale Workflows

Mobiler & sicherer Zugriff

Dokumente können von jedem beliebigem Ort und Gerät aus aufgerufen werden.

Mobiler & sicherer Zugriff
  • Zugriff über Smartphones und Tablets
  • Sicherer Remote-Zugriff auf Dokumente
  • Synchronisation der Dokumente für aktuellen Stand in Echtzeit

Revisionssichere Archivierung

Dokumente werden sicher, DSGVO-  und gesetzeskonform aufbewahrt.

Revisionssichere Archivierung
  • Schutz Ihrer Daten durch georedundate Archivierung
  • Speicherung nach den geltenden rechtlichen Anforderungen
  • Revisionssicherheit der Dokumente für rechtliche Nachweise
  • Nachvollziehbare Protokollierung aller Zugriffe und Anpassungen

Suche, Abruf & Auffindbarkeit

Dokumente sind durch leistungsfähige Suchfunktionen schnell zugänglich.

Suche, Abruf und Auffindbarkeit
  • Volltextsuche und Filteroptionen für präzise Ergebnisse
  • Schnellzugriff auf häufig genutzte Dokumente
  • Speichern von Suchanfragen für wiederkehrende Suchen

Warum ein Dokumentenmanagementsystem von Saueracker?

Saueracker Document Solutions DocuWare

Effiziente und schnelle Umsetzung

Die Implementierung eines effizienten Dokumentenmanagements mit DocuWare ist keineswegs ein langwieriges Projekt, das Ihr Unternehmen über Monate hinweg beeinträchtigt. Stattdessen erfolgt die Einführung mit Saueracker ruhig, kalkulierbar und präzise. Als begeisterte Anwender von DocuWare wissen wir aus eigener Erfahrung: Die Software passt sich flexibel Ihrem Unternehmen an, und die modulare Einführung bietet die erforderliche Flexibilität für ein erfolgreiches Großprojekt.

Mit über 1.000 zufriedenen Kunden ist Saueracker der bewährte Partner für die digitale Transformation, sei es im Bereich der Beschaffung und Unternehmensversorgung oder in der Dokumentenverwaltung.

  • Ganzheitliche Planung für effektives Dokumentenmanagement:
    Wir verstehen die Komplexität verschiedenster Unternehmen und planen die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems sorgfältig und in gut überschaubaren Teilbereichen.
  • Reibungslose Integration in Ihren Geschäftsbetrieb:
    Die Implementierungsschritte passen sich mühelos in Ihren laufenden Geschäftsbetrieb ein, um eine störungsfreie Integration eines effizienten Dokumentenmanagements mit DocuWare zu gewährleisten.
  • Modulare und maßgeschneiderte Einführung:
    Durch die modulare und schrittweise Einführung gewährleisten wir, dass alles Ihren Vorstellungen entspricht und Sie stets die Kontrolle behalten.
  • Verbindliche Zeit- und GoLive-Pläne:
    Sorgfältige Zeit- und GoLive-Pläne sind integraler Bestandteil unserer Arbeitsweise, und wir garantieren die zuverlässige Einhaltung unserer terminlichen und leistungsbezogenen Zusagen.

Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems

Büros sind oft noch von Papierbergen geprägt. Die ineffiziente Ablage und das Suchen nach Dokumenten kosten Zeit und Geld. Die Lösung ist ein effizientes Dokumentenmanagement mit DocuWare.

Kosten- und Aufwandreduzierung
  • Zeitersparnis bei Suche und Organisation von Inhalten.
  • Speicherung von Hauptversionen reduziert den Aufwand bei verschiedenen Versionen.
  • Kostenersparnis durch den Verzicht auf Papier, Druck- und Lagerungskosten.
  • Prozessbeschleunigung durch Vereinheitlichung von Abläufen.

Schnelle und einfache Integration
  • Einfache Integration für sicheren Informationsfluss.
  • Nahtlose Einbindung in Systeme wie SA, Microsoft Dynamics, Sage, SharePoint, DATEV und Outlook.
Mehr Compliance und Sicherheit
  • Revisionssicherer Schutz von vertrauliche Informationen.
  • Präzise Kontrolle von Benutzer- und Administratorenrechte.
  • Sichere Backups für Schutz vor unwiederbringlichem Datenverlust. 
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie HIPAA und DSGVO.

Produktivitätssteigerung und Automatisierung
  • Vereinfachung von Erfassung, Speicherung, Bearbeitung und Suche von Dokumenten. 
  • Archivierung, Indexierung und sichere Freigabe von Dokumenten über verschiedene Systeme. 
  • Automatisierung von Workflows.

Anwendungen und Einsatzmöglichkeiten von DocuWare

Neben dokumentenzentrierten und allgemeinen Geschäftsprozessen wird ein effizientes Dokumentenmanagement mit DocuWare häufig in mittelständischen Unternehmen und Konzernen in den Bereichen Personalwesen, Finanzen, Marketing und Vertrieb eingesetzt. Es eignet sich besonders zur Verwaltung elektronischer und digitalisierter Dokumente, fördert ein effizientes und effektives Arbeiten und führt zur Automatisierung von Routineaufgaben.

Personalwesen optimieren mit DocuWare

Im Personalwesen müssen wichtige Entscheidungen getroffen werden, so etwa im Onboarding-Prozess als auch in der Mitarbeiterverwaltung. DocuWare als Dokumentenmanagement erleichtert die Arbeit von Personalleitern in vielen Bereichen, indem es Mitarbeiterunterlagen und Geschäftsdokumente in einem zentralen Archiv bereithält. Workflows sorgen dafür, dass Fristen nicht versäumt werden, Informationen zu gewünschter Zeit an gewünschter Stelle sind und Vorgänge komplett sind. Die Suche nach einem geeigneten neuen Mitarbeitern gestaltet sich einfach, da ab der dem Punkt der Stellenausschreibung Information präzise dort ankommt, wo sie gebraucht wird. Intelligente Formulare sorgen dafür, dass Informationen vollständig vorliegen, Workflows und zentral zur Verfügung gestellte Dokumente sorgen für schnelle Bearbeitungszeiten.

  • Bewerberverfolgung
    Verfolgung des Status jeder Bewerbung im Auswahlprozess.
  • Automatisierte Benachrichtigungen
    Benachrichtigungen über wichtige Schritte im Recruiting-Prozess.
  • Dokumentenverwaltung
    Zentrale Verwaltung von Lebensläufen, Anschreiben und anderen relevanten Unterlagen.
  • Teamkommunikation
    Einbindung aller Teammitglieder für effiziente Zusammenarbeit.
  • Reporting-Tools
    Generierung von Berichten für eine umfassende Analyse des Recruiting-Erfolgs.


Finanz- & Rechnungswesen optimieren mit DocuWare

DocuWare unterstützt Unternehmen im Rechnungswesen durch seine leistungsstarke Dokumentenmanagement- und Workflow-Automatisierungsfunktionen. Insgesamt trägt DocuWare dazu bei, die Effizienz im Rechnungswesen zu steigern, die Bearbeitungszeiten zu verkürzen, Fehler zu minimieren und die Kontrolle über den gesamten Rechnungsprozess zu verbessern.

  • Schnelle Erfassung von Rechnungen
    Einfache Erfassung von Papier- und elektronischen Rechnungen sowie automatische Indexierung und Zuweisung von Dokumente.
  • Effiziente Dokumentenverwaltung
    Organisation von Dokumente in vordefinierten Dateistrukturen und sichere und zentrale Speicherung von Dokumenten.
  • Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
    Unterstützung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung durch Verknüpfung von Dokumenten mit der Auftragsabwicklung. Schnellere Bearbeitung von Rechnungen und Verbesserung der Transparenz über Zahlungsströme.
  • Automatischer Abgleich von Rechnungen und Bestellungen
    Der automatische Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen ermöglicht eine effiziente und präzise Überprüfung der Finanztransaktionen.
  • Workflow-Automatisierung
    Erstellung von Workflows für Freigabe- und Genehmigungsprozesse. Minimierung von Fehler und Beschleunigung den gesamten Rechnungsprozess.
  • Kontierung
    Kontierung und Buchung in DocuWare, einfache Übertragung an DATEV oder andere Rechnungswesenprogramme.
  • Revisionssichere Aufbewahrung
    Sichere und revisionssichere Speicherung von Geschäftsdokumenten.


Marketing und Vertrieb optimieren mit DocuWare

DocuWare kann im Vertrieb und Marketing auf verschiedene Weisen genutzt werden, um die Effizienz zu steigern, die Zusammenarbeit zu verbessern und den gesamten Dokumenten- und Workflow-Prozess zu optimieren.

Vertrieb
  • Dokumentenverwaltung
    Zentrale Ablage von Ihren gesamtheitlichen Verkaufsunterlagen, Verträgen und Angeboten.
  • Vertragsmanagement
    Effiziente Verwaltung von Vertragsdokumenten mit Funktionen wie automatischer Indexierung, Versionskontrolle und Erinnerungen.
  • Workflows für Genehmigungen
    Automatisierte Workflows für die Genehmigung von Verkaufsangeboten oder Verträgen.
  • Vertriebspartnerkommunikation:
    Schneller Austausch von Verkaufsunterlagen und relevanten Informationen mit Vertriebspartnern durch sichere Dokumentenfreigabe.
  • Mobiler Zugriff
    Gesicherter Zugriff auf Dokumente, für eine optimale Flexibilität und Reaktionsfähigkeit.
Marketing
  • Kampagnenmanagement
    Zentrale Verwaltung von Marketingmaterialien, Kampagnenplänen und Ergebnisanalysen.
  • Medienbibliothek
    Bibliothek für Bilder und Multimedia-Inhalten für die einfachen Wiederverwendung in Marketingkampagnen.
  • Freigabeprozesse
    Automatisierung von Genehmigungsworkflows für Dokumente, beispielsweise Investitionsanträge.
  • Compliance und Archivierung
    Sichere und revisionssichere Aufbewahrung von Marketingdokumenten.
  • Analyse von Kundenfeedback
    Integration von Kundenfeedback in den Dokumentenfluss.